Kennisbank › UBL-factuur maken in 5 stappen
UBL-factuur maken in 5 stappen
Bijgewerkt: 1 november 2026 · Klik&Shop
Een UBL-factuur is een XML-bestand dat boekhoudsoftware automatisch kan inlezen. Een Peppol-factuur moet daarnaast voldoen aan de regels van EN 16931 en Peppol BIS Billing 3.0. Met dit stappenplan maak je er een die in één keer door de controle komt.
1. Verzamel de verplichte gegevens
- Factuurnummer en factuurdatum (formaat JJJJ-MM-DD).
- Kopersreferentie of ordernummer: Peppol eist een van beide (regel PEPPOL-EN16931-R003). Heb je niets van je klant gekregen, vraag dan naar een referentie of gebruik bijvoorbeeld een projectnaam.
- Verkoper: naam, adres met landcode, btw-nummer en, als Nederlandse leverancier, je KvK-nummer (of OIN).
- Koper: naam, adres met landcode en bij zakelijke klanten het btw-nummer. Controleer dat nummer vooraf met de gratis btw-nummer check.
- Betaalgegevens: bij een overboeking je IBAN, plus een vervaldatum of betalingsvoorwaarden.
2. Kies de elektronische adressen (Peppol-ID)
Zowel verkoper als koper krijgen een EndpointID met schema, bijvoorbeeld 0106 + KvK-nummer voor Nederland of 0208 + ondernemingsnummer voor België. Meer in Wat is Peppol?
3. Zet de regels en btw goed
Elke factuurregel heeft een omschrijving, aantal, eenheid (UN/ECE-code, bijvoorbeeld C62 voor stuks of HUR voor uren), prijs en btw-categorie:
S: standaard tarief (bijv. 21% of 9%)AE: btw verlegd; met btw-nummers van beide partijen en een vrijstellingsredenK: intracommunautaire leveringE: vrijgesteld, met een redenO: buiten de reikwijdte van de btw
Twijfel je over verleggen? Lees btw verleggen bij EU B2B.
4. Laat de bedragen kloppen
Bijna alle afkeuringen gaan over rekenwerk: regelbedrag = aantal × prijs, het btw-overzicht per tarief, en de totalen. Rond af op 2 decimalen en laat software de optellingen doen. Ons webformulier en de API rekenen alle totalen en het btw-overzicht zelf uit volgens de EN 16931-regels.
5. Valideer voor je verstuurt
Controleer het XML-bestand met de officiële regels (UBL-schema, EN 16931 en Peppol BIS 3). Dat kan gratis in de validator, die volledig in je browser draait. Krijg je een foutcode, zoek die op in Peppol-validatiefouten uitgelegd.
Handmatig of automatisch?
Voor een losse factuur is het webformulier het snelst: je krijgt direct een gevalideerd UBL-bestand. Maak je facturen vanuit je eigen software of webshop, gebruik dan de API: je stuurt eenvoudige JSON en krijgt geldige UBL terug. Het bestand verstuur je daarna via je boekhoudpakket of Peppol Access Point, of je uploadt het in het portaal van je klant.
Veelgestelde vragen
Kan ik een UBL-factuur in Word of Excel maken?
Nee, UBL is XML met een vaste structuur en veel rekenregels. Gebruik software die UBL kan exporteren, of een generator zoals ons webformulier of de API.
Wat is het verschil tussen UBL en Peppol BIS 3?
UBL is het XML-formaat. Peppol BIS Billing 3.0 is de set regels bovenop UBL die bepaalt welke velden verplicht zijn en hoe ze ingevuld moeten worden.
Moet ik ook een pdf meesturen?
Dat hoeft niet; de UBL-factuur bevat alle gegevens. Een pdf kan als bijlage in de UBL worden opgenomen als je klant dat prettig vindt.
Kan ik met UBL ook een creditnota maken?
Ja. Een creditnota is een apart UBL-documenttype. Voor Nederlandse leveranciers moet die volgens regel NL-R-001 naar de oorspronkelijke factuur verwijzen.
Zelf een Peppol e-factuur maken of controleren
Maak 2 facturen gratis met het webformulier, controleer onbeperkt in je browser, of automatiseer met de API (5 gratis per maand).
Geen fiscaal of juridisch advies. Dit artikel geeft algemene informatie op basis van openbare bronnen (stand 1 november 2026). Regels kunnen veranderen; controleer je eigen situatie bij de Belastingdienst, de FOD Financiën (efactuur.belgium.be) of je boekhouder.